美國籍的Stephen在一家consulting firm(管理顧問公司)當顧問,他說在美國工作和客戶相處時,最讓他覺得刺耳的字眼是"no problem"。而會計師出身的John則說,最忍無可忍的一句話是"It’s our policy."(這是我們的規定)一聽就知道沒誠意。

中文說,說者無心,聽者有意。以英文溝通道理也一樣。上周的專欄我們提到怎麼創造溝通裡的自在、親近感(熟人專用英文大整理》用"receive"不如用"get"...懂得用簡單字,英文更道地),這次我們談一談溝通的專業感,有哪些太隨意的字眼,會削弱我們說話的影響力:

1.No problem(when you really mean "you’re welcome")
沒關係(當你想說不客氣時)

《Forbes》上有一篇文章叫做 Thank You' Is Golden, No Problem Is A Problem 。「Thank you是金玉良言,但No problem就真有問題。」別人向你道謝,而你回答沒關係,你其實是暗示這些幫助微不足道,同時也貶低對你表達感謝的人。

但這不代表別人向你道謝時一定不能用"No problem.",我們專欄有文章也指出,很多年輕一輩美國人愛用no problem,輕鬆不這麼serious。老一輩的人習慣用傳統的You're welcome或是My pleasure,表親切地認同、或是接受別人的感謝。年輕一輩的選擇沒那麼正式的"No problem",意味著,其實這沒有造成我太大的不方便,沒有關係的。

2.Sorry(when you mean"excuse me")
對不起(當你想說「不好意思」時)

在某些場合,像要打斷別人談話之前,或是要請人讓一讓路,我們會說"Excuse me",類似中文的「不好意思」,這時如果用"Sorry"聽起來會有點氣勢淩人。

3.Just…(只是…)

在不恰當的情況下使用了這個詞,會削弱語氣。例如,你想提一個想法:"I just want to bring up one point."

多了這個 just,整句話聽起來顯得不那麼重要了。

4.Know what I mean?(你懂我意思嗎?)

說的人沒有意識到自己一直在重複這句口頭禪,不小心就惹惱人,聽話的對方心裡會嘀咕:「難道我很笨嗎?」

5.It’s our policy(這是我們的規定)

這句話一聽就知道是你不想為對方著想的藉口。不只是不專業了,而是讓人忍無可忍。

6.In my opinion(我個人認為…)

想表達意見就直接說了,不加上一句「這只是我的個人觀點」削弱了話語的影響力。既然是你的觀點,那就說服大家吧。

7.Um…(嗯…)

過度依賴語氣詞"um"或"uh"會分散聽眾的注意力以及削弱訊息的有效性。

世界公民文化中心回覆(2016/1/26更新): 有關"No problem"這一點,收到各方意見,謝謝大家指正,我們同意每一個人對語言的感應程度不同,有些native speaker認為他完全不覺得"No problem"這樣的回應不專業。以下兩篇文章供大家參考,讀過文章也不妨參考文末的comment。

'Thank You' Is Golden, 'No Problem' Is A Problem

Customer Service Experts Say 'No Problem' Is A Big Customer Service Problem--Here's Why

三個月英文脫胎換骨的一對一:http://goo.gl/5eIOmf