一間公司總會有許多工作等著被執行,上至執行長下至員工,每個人都有屬於自己的工作範疇。這時候,界定工作的責任歸屬,就必須要清楚明確,才能在有任何問題的時候,第一時間找到該負責的人,找到問題的根源。主管常常身肩指派工作的重要任務,必須要了解分派責任歸屬的規則,才不會讓公司陷入一團混亂,「Method3」創辦人Mark Lukens 在《Fast Company》雜誌網站上,以自身的經驗指出指派任務時的四大錯誤,提醒主管們千萬不要犯下這些錯誤:

1.忘記責任歸屬為何重要
在談公司工作責任分派之前,先要知道責任歸屬為什麼重要。在任何事情開始之前,都要先思考為什麼要做這件事,了解事情為什麼重要,並將這件事情放在首要之務,這就是責任歸屬的主要目標和意義,同時也可以在事情成功或是失敗時迅速地找到負責人。因此,在公司建立完善的責任歸屬制度是相當重要的,主管應該要審慎評估每項工作的負責人,以及工作的利害關係人,會影響到的公司利益等,並思考指派每項責任背後工作的重要性、目標性,千萬不能忘記責任歸屬背後代表的意義。

2.預設專案很容易失敗
在職場中,人們很容易將「劃分責任」直接聯想為「誰要為失敗負責」,讓專案尚未起跑,團隊就已經先有負面的預設立場。但這其實是錯誤想法,應該多去思考成功的工作帶來的效益。雖然心理學上的研究顯示,人很容易擁有負面偏見,這個傾向,會對人的行為或是決定產生很大的影響,比如說主管聽到部屬要報告工作事項時,第一個直覺反應可能會是部屬做錯了什麼事,而非想到對方成功地完成了一項專案工作,但是一個主管要做出好的責任分派,就必須克服這樣的影響,試著減少負面偏見對於自身的控制,也才能成功地帶領團隊更好地分工,更好地持續進步、前進。

3.指派太多人負責一項工作
另外一項嚴重的錯誤就是將一項工作指派太多人負責,結果導致人多嘴雜一事無成。將一件事分派給太多人負責,往往等於沒有分派,因為很可能多數人根本不知道這件工作牽扯到公司的哪些利益以及整個工作的內容細節。

所以主管在分派工作之前,必須要先了解到部屬擅長的是哪些工作,或是比較常接觸哪些利害關係人,可以讓後續的溝通更順利。舉例來說,行銷人員不能被指派去負責分析財務報表的內容,而財務人員也無法負責發想策展行銷活動。主管在指派工作之前,最好先調查好團隊每位成員、相關人之間的資訊,以利工作的責任歸屬分配。

4.不要等到出事才行動
一旦主管交付工作的責任歸屬之後,仍需要時刻追蹤部屬的工作進度,詢問在工作上遇到哪些問題,若是發現有問題與疑問的地方,必要的時候必須採取決定性的行動,可能要將責任歸屬權從員工手上拿回,或是指派其他人協助這項工作,千萬不要等到事情真的無法收拾的時候,才出面質詢部屬為什麼會出現這樣的重大疏失。主管要培養觀察部屬工作的敏銳度,才能良好地掌握責任指派的進度。

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