大部分人進入職場後,只要不要太笨,通常很快就會發現一件事:好好把事情做好當然重要,可是若能透過正確的溝通讓老闆瞭解你的努力、或是避免偶爾的犯錯在老闆心底留下負面的印象,這其實跟工作能力一樣重要的!

可是要透過溝通讓老闆放心,聰明的上班族到底該做些什麼呢?

我建議大家該做這幾件事:

1. 了解老闆的溝通習慣

每個人都有自己習慣的溝通模式。比方說有的老闆喜歡親力親為走動式管理,晃到你身邊時跟你討論工作狀況。也有的老闆習慣遠程遙控,希望透過Email或是簡訊隨時知道最新狀況。也有老闆習慣開會,平時你發一堆Email他根本不會看,非要等開會時才會細細傾聽。也有老闆希望能在電腦的管理系統上主動檢視工作或專案的進度狀況。既然大家習慣都不同,我們就該以他習慣的方式來跟他溝通。

這其實不單單只是習慣配合而已,而是每個人有各自擅長的資訊接收模式。在我與Bryan之前合著的《沒了名片,你還剩下什麼? 32個上班族增加自我籌碼的方法》這本書中,其中一個章節有提到:「每個人性格與成長環境不同,培養出跟世界接觸的核心技能會不同。 有人會仰賴視覺取得資訊(在思考時把資訊轉回視覺訊息)、有人仰賴聽覺思考…。這造成同樣是文字、圖形資訊、話語、或是數字資訊,每個人接受的程度都有落差。 你不用他習慣的方法溝通,他可能根本聽不懂。」

所以我們應該要盡快摸清楚自己主管習慣怎麼樣的溝通模式。選擇正確的方法,才能確保我們想傳達的訊息能在訊息干擾最小的狀況下傳遞出去。 畢竟語言文字這東西,已經不能百分百傳遞我們的思想了,要是還因為對方不善於某種接收方法而造成進一步的折損,不就可惜了嗎?

2. 讓溝通是一種固定的習慣

要讓老闆安心的另一個重點,就是讓他減少「意外感」。 所謂意外感,就是會讓對方產生非預期反應的因子,這包含時間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。

如果可以時間最好固定。要回報工作進度,都是特定每週的某一天的某個時段。慢慢的當時間一到,老闆就會開始預期你會提供相關的資料。每次都看到、每次都能讓他輕易理解狀況,自然會開始累積對我們的信任與安心感。

此外,模式最好也固定。 一旦找出老闆最習慣的溝通模式,就請盡量固定以那個方式來回報最重要的事情。不要有些事情寫Email、有些事情傳簡訊、有些事情又在會議上報告,太繁雜的溝通模式讓對方無所適從外,有時候緊急要找資料找不到(翻遍了Email才發現你是用Line回報的),這火氣也會出到我們頭上的。