「你代表學校參加全國大學社團評選與觀摩,想必是一個難得的學習經驗,可不可以請你分享一下,你學到什麼新的想法與做法,未來將改善社團的領導、執行、創新?」

聽到我的問題,黃同學,接受我訪問的一位系學會會長,一邊皺眉一邊笑得尷尬:「其實…你想問的那些,都不是大學社團評選與觀摩的重點耶。」

什麼才是重點呢?聽黃同學描述他的準備參賽歷程,我驚訝了:天哪,這很有事吧?

全國大專社團菁英之間的評比觀摩,究竟給學生什麼指引?

今年3月28日及29日兩天,全國社團的菁英齊聚桃園市的國立體大,展出他們的社團經營成果,互相交流。在此同時,主辦單位選出55個社團,給予特優將,及一萬元獎金;75個社團得優等獎及5000元獎金,讓其他社團學習精進。

全台灣有160餘間大學,各式各樣的大專學生社團(包括學生會與系學會),運作活躍的和名存實亡的,總共有上萬個。每年年初,大學要進行校內評選,選出兩個最優良社團,推薦至全國級的評選與觀摩會––今年,黃同學參與的系學會就是其中之一。

教育部這個盛大的活動,本來讓我抱持相當高的期待––台灣的各級教育,太忽視領導、創新、經營、執行等重要無比的素養,已經到了可悲的地步。而社團,正是學習這些素養的場合。教育部投預算、投資源,各校投人力,幫助學生優化社團經營,似乎值得肯定,於是決定仔細了解。

黃同學整理了社團評選的各種準則與辦法,他針對各校社團展示的成果,評審提問、評分、指導,也留下大量的書面、影音記錄。

看過這些資料,我發現自己好傻好天真。

數個月的努力,學習文書製作與符合格式

黃同學和社團同學在過去幾個月,依照指導老師的過往經驗,根據主辦單位官方文件上中的「評鑑資料表」,準備了一個清單,投入大量時間進行準備:

· 各項會議或活動記錄、簽到手稿
· 組織章程修正紀錄、社團年度計畫、短中長程計畫、活動行事曆
· 財務管理辦法、社團器材、設備之財產清冊
· 核銷憑證需加蓋稽核印章、正本與影本的黏貼與核銷程序要完善
· 日帳月帳年帳,每一個進出單據要有編號,進出單據要有外部核認證
· 使用或借用、維修紀錄,設備附圖片為證
· 溫馨故事:學習成長和服務經驗…

這分清單落落長,我只截選其中一部分列出來。為了避免讀者昏厥,就先停在這裡。簡而言之,要成為績優社團的關鍵,竟然在於文書資料生產製造工程。

製造文書資料不是罪惡,但是黃同學也發現,當它成為評選的全部,內涵與精神就會陷入錯亂。

不少學校,尤其是有招生危機的那些學校,為了爭取名聲,校方全力督導學生做出「完美備審資料」,任何不完美,都加以美化過。例如,有些社團在活動前,把所有會議的簽到表拿出來,所有人都重簽一次,造成次次出席率百分之百的假象。

因為全部的注意都放在「資料備齊與否」,其他重要的努力過程、改善成果,完全被忽略。

例如,黃同學所主持的系學會,過去在編預算的時候通常是照抄去年,往往浮報,以致於實際預算執行率通常只有 50%。去年,有一位非常認真的財務負責人進行了改革:在編預算的時候請各年級代表來審,逐項進行檢視,依據實需調整,浮報比例大量減低,執行率達到 80%。這件事埋沒在20幾冊的文件當中,幾乎不可能被發現。

4分鐘評審20冊文件,演講比賽式的虛假官腔

在評選觀摩會當天上午是布置各社團攤位,下午則是正式評選時間。三位評鑑委員,分別審閱財務、活動、組織架構,輪流走到各社團攤位前審閱及發問。現場有近兩百多個社團攤位,每位評審看一個社團的時間,只有三到五分鐘。

那些重視這場競賽的學校,有些在兩個月前就開始幫學生進行模擬演練,而且還有出動教授審閱文件計畫,一切務求盡善盡美。黃同學說,在現場可以聽到大量的演講比賽式的堂皇官腔:「為了發揚本校愛國愛民,敦品勵學的精神,本社團進行了XXXX活動,在服務當中,我們學習到了奉獻與關懷…」

當委員到黃同學的攤位前,在27鉅冊的資料中翻翻揀揀,大致上問了這些問題:有沒有組織章程?器材清單?維修記錄?借用記錄?財務管理辦法?帳本?財務交接記錄?年度計畫?