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總有些日子你的待辦事項看起來沒完沒了似的,看見工作列也覺得累得不想幹了。怎樣才能更有效率完成很多很多工作呢?真的有人都做到嗎?

真的有!今天要介紹的這位專家 Cal Newport 簡直是出奇地高效率。

他是喬治城大學(Georgetown University)的全職教授;每年會撰寫 6 篇或以上的同行評審的學術期刊報告。他也是 4 本書的作者,現在正撰寫第 5 本。而已婚的他育有一個小孩,儘管要擔起一家之主的責任。但他亦會定期寫有關生產力和工作表現的部落格。

他的生活中,最令人震驚的是︰他每天都能在下午 5:30 完成工作,而且極少在週末工作。

到底 Cal 怎樣才能做到?看看他準時下班的秘技!

1) 別讓待辦事項表害了你!把工作列入日程表吧

待辦事項本身是沒有用處的。它們只是讓你可以把它們放在日程表的第一步。這樣做能令你了解你應該做的事,而且會更有效率。若不把事項表放進日程和安排指定時間,那只不過是一堆雜亂的想法。

Cal 說︰「安排事項讓你清楚你實際擁有的時間和完成工作的時限。你可以根據日程表安排適當時間工作,變得更有生產力。現在你能宏觀整個工作表,從而安排每小時最合適的工作。你能更有效處理完成工作的時間。」

專家指出,如果你不考慮時限長短,你已經失敗了。

這時你或會想:我常常被突如其來的事情打斷工作進度。那就把它也放進你的日程吧。事情總是在改變,所以你要把改變也放進計劃中,否則只是在浪費時間。

不想再拖延時間?那就要安排日程。Cal 說︰「把工作放進日程表能減少拖延時間的機會。由於所有事項已作安排,你不再需要煩惱工作的時間。​」

​聽上去太機械化?或太有組織、沒趣?​不是的。有研究顯示,在空閒時間安排日程,能有效提高生活素質︰研究目的是要​鑑定空閒時間管理和生活素質的關係,了解空閒時間的多少和用途如果影響使用者的生活素質。結果顯示空閒時間管理和生活素質成正向關係。

​現在,再沒有待辦事項,所有工作都被安排到日程表上。怎樣去安排優先次序才能令你不會有永遠做不完的工作?

2) 假設你要在下午 5:30 回家,那就倒過來算算你一天的日程

假如一有空檔,工作便可以立刻填入,那麼一天 24 小時會發生什麼事呢?若你想要工作和生活得到平衡,你必須把兩者界線清晰劃分。這樣做,日程表才能令你工作​更有效率。

​把死線設在下午 5:30,然後把工作事項都在控制範圍之內。​​​

Cal 說︰「設計​最適合你的日程,然後令所有工作都能完成。令固定日程變得更實際、更容易即時作出聰明和有用的生產決定。」

研究表示,讓你避免被大量工作壓過來的方法,就是令自己掌握好個人日程表。​只要能提高你能掌控事件的認知,無論是否真的提高你的控制力,都能真正減少壓力程度。​科學家一直以來都觀察到受壓者對操控壓力的認知會改變受壓者面對壓力的影響。

​現在你知道怎樣從大量工作中分類及安排時間。​但怎樣去處理長期計畫?