這兩天和朋友聊天,聊到春節假期即將結束,但是朋友開始感到焦慮,問其原因,原來是新春開工就有許多重大的工作任務接踵而來,自己的筆記本裡已經寫下了長長的一串待辦任務清單,想起這一大串任務,就讓自己更想逃避開工日。

這時候,怎麼辦才好呢?雖然,十幾二十個以上的工作任務不可能自己忽然完成,你該做的事情終究自己必須花時間去做到。

但是,確實可以有一些方法,讓這份落落長的待辦清單「變短,讓自己上工日不會面對一份處理不完的任務清單,也讓自己相對減少開工日的壓力,這個方法不是幫你把任務自動完成,而是幫你紓解恐懼、降低拖延,讓工作順利開始前進。

步驟一:拆解那些沉重的工作任務

即使已經有一份落落長感覺做不完的工作任務清單,但是大多時候我們寫下來的任務清單可能還不夠長,在把任務清單「變短」之前,要先把任務清單「變長」。

這是什麼意思呢?可以參考電腦玩物之前的這篇文章:「待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案」,也就是說我們必須先把那些看起來複雜沉重的任務,再拆解出更小的行動單位,拆解出更多可以在半個小時到一個小時內處理完成的任務單元。

例如年後開工第二天我可能必須要準備一份對整個公司的上台簡報,這個任務看起來很大很重,這時候我就要把這個任務進一步拆解成:規劃主題、寫出大綱、收集素材資料、寫出更多內容、製作簡報畫面、練習報告時間等等具體的,可以在一個小時內完成的小行動單元。

這時候雖然我們的待辦清單又變得更長,但是裡面的任務看起來卻會變得更簡單,看起來會像是真的做得到的最小任務單元

步驟二:分類你的待辦任務

接著,開工日我可能不只要面對準備一份上台簡報的工作,我可能還必須企劃三月的專案、要準備跟某個部門開會的資料、要開始處理之前承接的一個課程計畫、要去跟某個客戶接洽新的合作計畫。

要把上述這些工作的待辦任務全部羅列出來,就會是落落長看起來完成日遙遙無期的清單,面對這樣不知道終點在哪裡,看起來需要花費無法估算時間的清單時,就會造成我們開工日的緊張壓力。

這時候,先試著把這些任務做分類吧!

最簡單的就是依據每個工作專案來分類,或者依據你的工作性質做分類,分類之後,原本看起來三四十個待辦任務,就會轉變成三到四個具體的工作方向,你開始可以知道開工日應該優先處理哪一個方向、哪一個專案裡的任務。