我跟Bryan都是念工程出身的。

會唸工程,就是因為我們都不是極度活潑外向的人。但離開學校後,我們卻都一直在做著跟專案管理相關的工作。管理跟工程最大的差異,在於各類管理以及人的問題上,通常都沒有唯一解。是不可能有個什麼公式加減乘除一番就得出最適答案,而必須透過常態的溝通與協調,來說服他人、整合意見、解決質疑、或是贏取共識。

很多書也常在講,一個專案經理在溝通上可能會佔去他超過八成以上的時間。可是讀工程出身的我們,溝通並不是天生的強項。所以在這樣衝擊中,我們就只能想辦法自我調整,來讓工作能順利推展。

不過,這樣的自我調整,卻讓我們在專案工作十幾年下來,對溝通其實有些很不一樣的體悟。

很多人講到溝通,直覺想到的可能是要很會侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑,或最起碼說話要像主播一樣聲音清楚、抑揚頓挫等。但我們發現一個對很多人而言可能是好消息的觀點:專案上的溝通,甚至整個職場上的溝通,其實不需要你外向、能不斷說話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。你也不需要像電視主持人一樣語調清澈、聲音甜美、滔滔不絕。相反的,就算你是內向沈默的人,把握住幾個重點,你一樣能在職場上溝通無礙,並促成與他人的合作。

這些重點是什麼呢?

1.任何工作,先想利害關係人是誰,找出他們的關切議題,並主動出擊。

專案管理很重視管理「利害關係人」,也就是會因此專案執行後得益或遭於麻煩的那群人。所以專案經理通常得在專案開始前推敲他們要什麼,以此來爭取他們的支持。

職場跟專案是完全一樣的概念。我們的工作其實都會影響很多人。只是大部分人往往只重視老闆或是客戶的需求。但實際上,我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來,也可能有間接上的影響。

舉例來說,小李想在內部推展一個他覺得不錯的電腦系統。他若只思考老闆希望要什麼或這系統能對公司有什麼好處,然後以此去說服別的部門一起參與,很可能會發現自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。

但他若願意從「其他同事」的角度思考一下,就會發現這一切其實很容易理解。其他同事雖然可能同意這電腦系統很好,可是自己得多花時間輸入一些資料,必然也會因為工作量而害怕。最終當然大家就不會多興奮地配合這件事。

若小李能一開始就理解這心情,思考這系統對當事人本身能帶來什麼好處,並以此來做為溝通主幹。大家理解這件事情對自身的價值,自然就會有興趣想嘗試看看了。

所以溝通協調的第一步並不在話語上,而在於情勢的分析。搞清楚周圍每個人對自己工作影響力的大小,以及他們要什麼、關注什麼資訊,後續才能發展出對的溝通策略來。

2.規劃與準備讓你的論點有所本

專案管理訓練讓我學到的另一個重點,在於老闆交代工作後,先不要急著展開,而應該花些時間作思索一下整個情勢,並做出一個方便日後溝通用的規劃。尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協商之處,我們該盡量讓規劃詳盡-必須把心裡想的事情,盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。