在職場上,常常需要使用簡報來闡述想法。可能是向老闆作新計畫的提案,也可能是對客戶作產品說明。可以說,簡報能力的好壞直接影響個人職場上的表現。一份美觀、簡潔的簡報不但可提升專業度,也能更有效率地說服你的聽眾。

好的簡報檔案如何製作?TED網頁設計師Aaron Weyenberg是箇中高手,他提出了幾個製作簡報前一定要有的基本概念。

1.別急著馬上開始
最後再動手做簡報吧。首先,先思考要傳達的訊息是什麼,要用什麼論點來支持。實際講出來,看看形式是否可行,然後再思考需要什麼樣的投影片來輔助。口頭講演和簡報本身需要分開看待,投影片只是用來讓聽眾更加進入狀況的工具。不是講者的逐字稿。

2.讓風格呈現一致
好的簡報投影片會像是同一個故事裡的不同部分。儘量讓投影片使用一樣的排版、配色、文圖配置。格式範本可以簡單解決這個問題。但如此一來,不但內容被限制,還有很大的機會用到和別人一樣的範本。為了防止這種情況,我會把平常用到的一些範本中的素材另外保留,需要的時候再加以組合使用。

3.考慮主題間如何轉換
然而,如果過度強調一致性,很容易太過頭,你不會希望每張投影片都一模一樣的。在你想要特別強調的主題,可以用特別的風格。舉例來說,如果投影片是黑底白字的風格,可能在換主題時,格式轉換成白底黑字。如此一來,風格上沒有太大的衝突,整體簡報結構不變,同時也告訴聽眾:我們現在要轉換到下個主題了。