還放任回信主旨出現「RE:RE」？6個範例句，教你Email主旨這樣下

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TO 導讀：本文作者Carson Tate為管理諮商公司Working Simply的創辦人，她目前在準備預計在明年一月推出的新書《簡單工作（Working Simply）。畫籍籌備過程中，她發現了在Email往返溝通上出現了很大的問題，很多人不知道如何寫一份「正確」的Email。所以她在LinkedIn上就她的觀點發表了一篇討論Email寫作的文章。下文以第一人稱敘述：

RE:RE
FWD:FWD:Re Bill
K TX
大活動的日子快到了。合約已夾帶。
(無信件主旨)

等等…什麼東西？這些是寄給我的信件，但我卻毫無頭緒這些是什麼意思。更糟的是，這些還只是每天來信中的幾則馬虎的電子信件的例子而已。他們每次一進來，就立刻讓我的信箱變得亂七八糟。

在寫我即將在一月上架的新書《簡單工作》（Work Simply）的時候，我費了很大的勁來了解我們對於電子信件與電子信件之管理的態度。透過這個過程，我發現我們被困在收到信件的總量與我們必須回覆的信件之中。因為不清楚、很模糊且超隨便的信件內容使得信件數量的增長更讓人氣餒。我們花了很大的精神以確實辨識出我們需要知道的、必須做的，然後決定是不是要回信。

這些寫得很隨便的信件浪費了你的時間，浪費了你一週好幾個小時，同時意味著，他們正浪費著你的錢。

所以，當你覺得你快在信箱中這片寫得很馬虎、濃厚而混濁的泥巴信件海淹死的時候，你要怎麼著手清理這團糟?而且，要怎麼防止它再度重演?

使用自動化內容來回覆不清不楚的來信。當你收到一封不清楚、模糊或讓你想問「什麼東西？」的信件內容時，立刻回信要求更多的訊息或要求說清楚。使用免費的快捷輸入（text expander）程式app，像是給PC用的FastFox或給Mac用的TextExpander，可以讓你回得更快。快捷輸入程式在任何計畫都適用，包含你的信件平台，讓你可以用鍵盤快捷鍵就插入常用的內容。你再也不需要浪費你寶貴的時間輸入你的回覆，就可以在幾秒間產成自動回覆內容。

讓信件內容更具體。一打開就能了解的信就不需要往返好幾次才能問清答案。更具體的信件內容可以大量減少你的收件量。想寫出更具體的信件內容，在你的每封信件中，先回答下面四個重要問題：給誰、為什麼、什麼事、怎麼做。

給誰？這可以分解成下面兩個問題：把「誰需要對這個訊息做出回覆、反應或決定」的人名放到主收件人欄。把「誰需要知悉這個訊息」的人名放到附件收件人欄。

為什麼？重新檢視你放在主收件人欄與附件收件人欄的名字。每次都問問你自己「為什麼這個人會跟這個計畫有關？為什麼我寫信給他們？為什麼他們得知道？為什麼這個訊息對他們很重要？為什麼這對組織中其他人很重要？」。然後想想你對這些人的認識有多少：他們的興趣、需要、背景與溝通方式。確定你信件的口氣、風格與肢體語言都搭配得上，就好像當你真的跟他們坐下來討論事情時，你會選用的合適的字彙、口氣與肢體語言。

什麼事？問問你自己一連串的什麼問題，以架構你的信件內容。「信件的目的是什麼? 這封信所要溝通的重點是什麼? 主旨為何? 需要包含的參考內容與研究資料有什麼? 什麼是大家都需要知道的東西?」在你放進所需的所有細節前，請不要按出送出鍵。

怎麼做？問問自己：「我希望收件人怎麼回覆？」請在信件中清楚明白的敘述出來。如果有截止日，說出來。如果你需要他回覆你的信件，說出來。如果你需要會議的建議日期，可能需要列出一份與會的參與者名字與主要想法和問題的清單。請不要認為大家都知道你想要什麼—盡可能地直接告訴他們。

善用信件主旨欄來改善回覆時間。在你的信件主旨前面還寫著「RE:RE」或是「FWD:FWD」或是其他不清不楚的字時，拜託，請不要按出送出鍵。為什麼？因為當你寄出像這樣的信件，你正把這樣模糊的信件目的寄到這世上。請不要成為我們剛所說的信件豬舍的一員。你的信件主旨欄是你信件內容的標題句子，應該清楚說出你信件內容的主題。如果你想讓溝通有效率，並改善信件回覆時間與品質，一個清楚的信件主旨絕對不可或缺。請確保你的信件主只說明了當前的議題、目的或想要的結果。在回覆你所收到的信件時，把信件標題改成當前主旨而且字義清楚。

可以考慮使用下面一些標準信件主旨常用的句子：

• 待辦公事—日期
• 供參考—某某客戶所提到的三段
• 更新—標題
• 敬請回覆—日期
• NRN—無須回覆
• EOM—訊息結束

上述最後一點「訊息結束」(EOM) 尤其好用。它的效用如下：當你要表達一個簡短且簡單的訊息時，把整封信的內容濃縮成一句話，然後放上「訊息結束」(EOM) 做為結尾。(例如：週二行銷會議改到下午兩點。EOM) 如此一來，你的收件人就不用點開信件，省下他們寶貴的時間。

是時候重新找回你的控制權，並打掃一下你討人厭的信件豬舍了。

你可以怎麼做?

• 下載快捷輸入程式app。不只可以用在你的信件上，也可以用在其它的程式裡。它可以讓幫你輸入常用的用詞、句子與段落，讓你每週省下好幾個小時。
• 在寄信前，快速檢查一遍：信件是否已包含了給誰、為什麼、什麼事、怎麼做等問題？如果沒有的話，好好改完再寄出信件。
• 把信件主旨改的跟討論串中的最新一封信件主旨一致。

（資料來源：LinkedIn）

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