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TO 導讀:本文作者Carson Tate為管理諮商公司Working Simply的創辦人,她目前在準備預計在明年一月推出的新書《簡單工作(Working Simply)。畫籍籌備過程中,她發現了在Email往返溝通上出現了很大的問題,很多人不知道如何寫一份「正確」的Email。所以她在LinkedIn上就她的觀點發表了一篇討論Email寫作的文章。下文以第一人稱敘述:

RE:RE
FWD:FWD:Re Bill
K TX
大活動的日子快到了。合約已夾帶。
(無信件主旨)

等等…什麼東西?這些是寄給我的信件,但我卻毫無頭緒這些是什麼意思。更糟的是,這些還只是每天來信中的幾則馬虎的電子信件的例子而已。他們每次一進來,就立刻讓我的信箱變得亂七八糟。

在寫我即將在一月上架的新書《簡單工作》(Work Simply)的時候,我費了很大的勁來了解我們對於電子信件與電子信件之管理的態度。透過這個過程,我發現我們被困在收到信件的總量與我們必須回覆的信件之中。因為不清楚、很模糊且超隨便的信件內容使得信件數量的增長更讓人氣餒。我們花了很大的精神以確實辨識出我們需要知道的、必須做的,然後決定是不是要回信。

這些寫得很隨便的信件浪費了你的時間,浪費了你一週好幾個小時,同時意味著,他們正浪費著你的錢。

所以,當你覺得你快在信箱中這片寫得很馬虎、濃厚而混濁的泥巴信件海淹死的時候,你要怎麼著手清理這團糟?而且,要怎麼防止它再度重演?

使用自動化內容來回覆不清不楚的來信。當你收到一封不清楚、模糊或讓你想問「什麼東西?」的信件內容時,立刻回信要求更多的訊息或要求說清楚。使用免費的快捷輸入(text expander)程式app,像是給PC用的FastFox或給Mac用的TextExpander,可以讓你回得更快。快捷輸入程式在任何計畫都適用,包含你的信件平台,讓你可以用鍵盤快捷鍵就插入常用的內容。你再也不需要浪費你寶貴的時間輸入你的回覆,就可以在幾秒間產成自動回覆內容。

讓信件內容更具體。

一打開就能了解的信就不需要往返好幾次才能問清答案。更具體的信件內容可以大量減少你的收件量。想寫出更具體的信件內容,在你的每封信件中,先回答下面四個重要問題:給誰、為什麼、什麼事、怎麼做。

給誰?這可以分解成下面兩個問題:把「誰需要對這個訊息做出回覆、反應或決定」的人名放到主收件人欄。把「誰需要知悉這個訊息」的人名放到附件收件人欄。

為什麼?重新檢視你放在主收件人欄與附件收件人欄的名字。每次都問問你自己「為什麼這個人會跟這個計畫有關?為什麼我寫信給他們?為什麼他們得知道?為什麼這個訊息對他們很重要?為什麼這對組織中其他人很重要?」。然後想想你對這些人的認識有多少:他們的興趣、需要、背景與溝通方式。確定你信件的口氣、風格與肢體語言都搭配得上,就好像當你真的跟他們坐下來討論事情時,你會選用的合適的字彙、口氣與肢體語言。

什麼事?問問你自己一連串的什麼問題,以架構你的信件內容。「信件的目的是什麼? 這封信所要溝通的重點是什麼? 主旨為何? 需要包含的參考內容與研究資料有什麼? 什麼是大家都需要知道的東西?」在你放進所需的所有細節前,請不要按出送出鍵。

怎麼做?問問自己:「我希望收件人怎麼回覆?」請在信件中清楚明白的敘述出來。如果有截止日,說出來。如果你需要他回覆你的信件,說出來。如果你需要會議的建議日期,可能需要列出一份與會的參與者名字與主要想法和問題的清單。請不要認為大家都知道你想要什麼—盡可能地直接告訴他們。