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五個寫好英文信的秘訣

戒掉爛英文0103

每次打開電子信箱,準備寫英文e-mail時,腦袋會不會一片空白?

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。但是,常常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。

其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

1、簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭,文字簡潔不拖泥帶水,許多介系詞就有這種功用。

to表示「為了」(in order to的省略),常用做一個句子的開頭,直接說明目的,例如To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department. (為了減少公司的支出,我們決定刪減一個部門)。

with表示「有」,用with取代have或其他動詞,會讓句子更清楚。例如,The flow has become much larger after we used this system.(我們用了這個系統之後流量變的大多了),如果用with this system取代after的子句,整句就會更簡潔:The flow has become much larger with this system.。

2、善用「介系詞片語」

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業。

例如according to / on the basis of / in light of都表示「根據」或「按照」,because of / due to / owing to都指「因為」或「由於」。其它像是on behalf of「代表」,make use of「運用」,by means of「藉由」,as far as「就…的限度」或「在…的範圍」,at the risk of「冒著…的危險」…等。

這些好用的「介系詞片語」都可以讓你的句子看起來更加專業,唯一要注意的就是,這些片語後面都接名詞而非子句,例如I am here on behalf of my company. (我在這裡代表我的公司)。

3、用對「假設語氣」

在商用信件裡,if和would/could + have p.p.是最常見的「假設語氣」。if常用做假設可能發生的事,句子用「現在」或「未來」表示,例If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.(如果公司賺超過一百萬,年終獎金將會加倍)。本句前後時態差異是為了突顯事情先後的條件。

would/could + have p.p則表示和過去發生的事情相反,例如The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster.(要不是自天災,銷售數字應該會上升。)

4、「祈使句」讓句子漂亮

「祈使句」的重點就是「要求對方做…」,在信件往來很常用到,通常做為「強調」的用法。

例如:Notice that the shipment will be arrived in 5 days.(注意貨物將在五天後抵達)。如果本句前面再加上You should,雖然結構沒問題,但句子就顯得累贅。另外,Let me…「讓我…」也是很常見的開頭,例如Let me give you the catalogue regarding to the latest products.(這是最新產品的型錄)。

5、選對有邏輯關係的「副詞」

許多副詞都有轉折句意的功能,在句子之間可做為很好的潤滑劑。寫法上記得和「連接詞」區分,將副詞放在句首加上逗點,或者插入句中。

例如:Most of the employees, however, do come to work on time.(然而,大部份的員工都準時上班)。或者是Therefore, it is possible to boost the sales.(因此,增加銷售量是有可能的)。

還有一些好用的副詞如nonetheless「但是」,nevertheless「雖然如此」,otherwise「否則」,hence「因此」。

下回要寫英文信時,不妨在寫完後,再檢查一遍,有哪些地方是可以應用上述五個訣竅改得更漂亮的?只要調整小地方,立刻讓你的英文信專業大加分。

作者簡介_世界公民文化中心

世界公民文化中心是一所兩年制英語學院,以「英語島學程」獨有的一對一教學和與國際商業趨勢同步的團體討論課程,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。

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共有 2 則留言

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  • bw00773340
    #2
    2012/2/22 下午 02:29:11

    很讚喔!!!

  • VisionConsultingGroup
    #1
    2012/1/10 下午 04:12:34

    引用自戒掉爛英文 五個寫好英文信的秘訣
    每次打開電子信箱,準備寫英文e-mail時,腦袋會不會一片空白? 英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。但是,常常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。 其實 ... <全文>


    That is some easy way to lay the sentences easily.

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